Waarna om te kyk met werwing en keuring
Alhoewel die koste van arbeid een van die grootste uitgawes in enige organisasie se begroting is, word besluite oor die aanstelling van menses soms baie vinnig en met min inligting geneem. Swak besluite in dié verband het dan ook dikwels ramspoedige gevolge vir die organisasie.
Suksesvolle bestuurders spandeer baie tyd aan goeie besluitneming en beplanning. Net so moet die bestuurder ook genoegsame tyd aan die beplanning en besluitneming van indiensneming van personeel inruim. Die volgende proses kan as riglyn gebruik word om die werwing en keuringproses aan te pak:
- Eerstens moet daar ʼn volledige posbeskrywing byderhand wees ten einde die beste kandidaat te werf wat aan alle pos– en persoonspesifikasies voldoen, of die potensiaal het om daaraan te kan voldoen. Die posbeskrywing dien as maatstaf om kandidate te “meet”.
- Waak teen diskriminasie (Sien artikel 6 van die Wet op Gelyke Indiensneming [55 van 1998]). Die beginsel met betrekking tot diskriminasie behoort deurlopend in gedagte gehou te word tydens die werwing en keuringproses.
- Waak teen indirekte diskriminasie op aansoekvorms (bv. ras, geslag, ouderdom, kleur, huwelikstaat, gesinsverantwoordelikheid).
- Hou rekord van alle aansoeke wat ontvang is, keuringkriteria wat gebruik is en die uitkoms van die proses.
- Sensitiewe inligting kan slegs vir statistiese evaluasies gebruik word (aansoekers mag weier om hierdie inligting te openbaar).
- Probeer die aansoeker op só ʼn wyse hanteer dat jy alle ter sake inligting bekom sonder om vir onnodige feite te vra. Probeer vrae oor ouderdom, huwelikstaat, geloof, mediese inligting, MIV status ens. vermy.
- Betrek lynbestuurders of senior persone in die keuringsproses wat nou saam met die aangestelde kandidaat sal werk. Persone met grondige kennis van die werk is dikwels beter toegerus om te evalueer hoe ʼn kandidaat werklik in die pos sal vaar.
- Formuleer ʼn gestruktureerde onderhoudsvraelys wat spesifieke vaardighede, kennis en ondervinding toets. Tydens die onderhoud is dit belangrik om ook uit te vra oor die kandidaat se prestasies en spesifieke gedrag te toets (dit sal afhang van die tipe pos waarvoor jy aansoekers werf).
- Soek vir bewyse dat die kandidaat in die verlede moeilike uitdagings en struikelblokke oorkom het. ʼn Persoon wat dalk gemiddeld op die akademiese vlak presteer het, maar ook ʼn leierskaprol vervul het, ekstra kursusse gevolg het en lang ure gewerk het, sal moontlik ʼn beter kandidaat wees as iemand met hoër akademiese prestasie.
- Bou ʼn rekord van bewyse wat die kandidaat tydens die onderhoudsproses gedeel het oor hoe hy/sy sukses behaal het, uitdagings oorkom het en probleme opgelos het. Kontak ʼn verwysing (verkry deur die kandidaat en kontak met toestemming) ten einde inligting te verifieer. Dit is krities om ʼn sinvolle gesprek met ʼn verwysing na afloop van die onderhoud te voer. Gedrag in die verlede voorspel toekomstige gedrag.
- Vermy die “charisma lokval”. Die mooiste en/of welsprekende kandidaat is nie noodwendig die beste persoon vir die werk nie.
- Plaas ʼn hoë premie op houding, werksetiek en motivering. Wees op die uitkyk vir kandidate wat dit moeilik gevind het om take deur te voer of moeilik met ander bestuurders en/of kollegas oor die weg gekom het.
- Wanneer moontlik, inkorporeer toetsing in die keuringsproses. Dit kan psigometriese toetse wees, of slegs situasie-spesifieke toetse. Indien jy ʼn proefleser wil aanstel, laat die persoon ʼn gebrekkige dokument proeflees. Indien jy ʼn verkoopspersoon wil aanstel, laat die persoon ys aan ʼn Eskimo verkoop tydens die onderhoud.
- Wees bereid om jou metodes van advertering te hersien indien die proses nie ʼn uitstekende kandidaat opgelewer het nie. Dit is definitief die moeite werd om die nodige tyd te bestee om die beste kandidaat aan te stel, en nie oorhaastig ʼn besluit te neem nie.
- Neem die tyd om jou werwingsproses te evalueer en te leer uit jou besluitnemingsproses. Het jy in die aanstelling geslaag? Hoekom? Indien nie, wat kon jy beter of anders doen?
Die verifiëring van inligting soos ontvang vanaf die kandidaat is uiters belangrik. Die volgende drie maniere kan ingespan word om te verseker dat inligting wel korrek is:
- Gestruktureerde onderhoud. Vra die regte vrae m.b.t. die pos waarvoor jy iemand wil aanstel. Indien aandag aan detail belangrik is in die pos, vra spesifieke vrae hieroor. Vra aanvullende vrae om die regte inligting te ontlok. Gedragsvoorbeelde is die oogmerk van inligtingsversameling en bestaan uit drie dele (STAR):
- Situasie of Taak: dit is belangrik om die redes vir en omstandighede onderliggend aan die gebeure te verstaan.
- Aksie: die persoon se optrede in ʼn gegewe situasie (wat?). Die is ook belangrik om te let op aksies wat nié geneem word nie.
- Resultaat: die uitkoms en gevolge van ʼn individu se aksies in ʼn gegewe situasie. Sonder duidelike resultate is dit onmoontlik om betekenisvolle gevolgtrekkings te maak.
- Kontak ʼn vorige werkgewer / verwysings. Soos reeds genoem, dien ʼn individu se gedrag in die verlede as basis vir die voorspelling van hul gedrag in die toekoms. Inligting bekom deur verwysings is dus krities ten einde ʼn beter prentjie van die kandidaat te verkry. Verifieer alle inligting soos ontvang deur die kandidaat in die onderhoud. Onthou egter om toestemming by die kandidaat te verkry om die verwysing te kontak.
- Nagaan van kwalifikasies. Die werkgewer mag aandring op gewaarmerkte afskrifte van kwalifikasie. Kandidate kan hul oorspronklike kwalifikasie dokumente saamneem na die onderhoud, waar daar afskrifte gemaak kan word. ʼn Kredietrekord toets kan ook (met toestemming van die kandidaat) gedoen word by ʼn geregistreerde buro (byvoorbeeld LexisNexis).
Die volgende sewe elemente behoort getoets te word tydens die werwingsproses ten einde te verseker dat die beste kandidaat aangestel word wat die beste passing met die werkgewer sal verseker:
- Bevoegdheid
- Vermoë
- Versoenbaarheid met die werkgewer
- Toewyding
- Kandidaat se karakter
- Kultuurpassing
- Vergoeding